Carta Oficial

Dentro de los tipos de cartas que existen, la carta oficial es aquella comunicación formal que se utiliza para escribir asuntos oficiales a instituciones o empresas con las que se tiene una relación comercial, educativa o laboral.

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¿Qué es una carta oficial?

La carta oficial es el tipo de documento escrito que se utiliza para comunicarse con un destinatario con el que se tiene una relación formal.

Esta relación puede estar dada por relaciones de negocios o de tipo comercial, relaciones académicas, comunicación con entidades gubernamentales y cualquier otro tipo en el que no exista relación interpersonal entre las partes.

Siempre que se trate de una carta en la que se discutan asuntos de importancia entre el remitente y el destinatario, se habla de una carta oficial.

Estructura de una carta oficial

Las cartas oficiales son de carácter formal, esto quiere decir que se debe prestar mucha más atención a la manera en la que se redactan, organizan y presentan. Dependiendo de su propósito, puede que deban llevar datos específicos, sin embargo, hay ciertos elementos que conforman la estructura básica de este tipo de comunicaciones.

El resumen, las partes que pueden llevar las cartas de este tipo son las siguientes:

Membrete: por lo general las cartas oficiales deben llevar un membrete en su parte superior. Si el remitente se trata de una empresa o institución, lo mejor es imprimir o enviar la carta en una hoja membretada con los datos de la empresa. En caso de que no tengan papel membretado, se debe escribir el membrete que debe contener el nombre y datos de la empresa. En caso de que se trate de una carta de una persona, el membrete contendrá el nombre propio y datos de contacto.
Ciudad y fecha: todas las cartas formales u oficiales deben llevar debajo del membrete empresarial o personal, la ciudad y la fecha en la que se escribe la carta. Este dato por lo general se escribe alineado al margen derecho.
Destinatario: en las cartas oficiales, el destinatario debe colocarse de manera formal. Esto quiere decir, se debe colocar el nombre de la persona a la que se dirige la carta, su cargo en la empresa o institución y los datos ésta de manera detallada.
Asunto: esta es una sección electiva pero utilizada en muchas cartas de este tipo. Se trata de una frase que se escribe justo debajo del destinatario y que tiene el objeto de informarle al destinatario la razón de la carta.
Cuerpo de la carta: el cuerpo debe comenzar siempre con un saludo formal antes de ir al grano y escribir aquello que queremos o necesitamos comunicar. Al final, por lo general se coloca una frase de despedida formal.
Firma: cuando hacemos una carta oficial, ésta debe siempre ir firmada con los datos personales del remitente, así como su cargo en la empresa o institución correspondiente, sus datos de contacto y rúbrica.

¿Cuándo usar una carta oficial?

Este tipo de cartas son las adecuadas para establecer comunicaciones escritas con instituciones o empresas con las que tenemos una relación formal. Esto quiere decir que siempre que existan comunicaciones entre empresas, compañías o instituciones, es una carta oficial lo que se utiliza.

Por otra parte, si una persona particular debe comunicarse con cualquiera de estas instituciones comerciales o institucionales o si necesita establecer una comunicación escrita con sus superiores en el trabajo, también se tratará de una carta oficial.

Sin importar si el remitente es una persona natural o una jurídica, siempre que la carta esté destinada a una institución o empresa, se debe redactar como una carta oficial.

¿Cómo se hace una carta oficial?

A diferencia de las cartas informales o sociales, las cartas oficiales deben ser escritas de una manera formal para que la comunicación sea establecida de la mejor manera posible. Esto es porque se trata de una misiva enviada un tipo muy específico de destinatario con el que se debe mantener un trato cordial pero enfocado en aquello que promueve el envío de la carta.

Los siguientes son algunos consejos que podemos dar a la hora de redactar una carta oficial:

Usa las normas de estructuración formales. Esto quiere decir escribir la misiva en una hoja tamaño carta usando márgenes de 3cm a cada lado. El tipo de letra que se debe usar es Arial o Times New Roman en tamaño 11 o 12 pts.
Usa siempre lenguaje formal. Cuando se trata de escribir una carta oficial el lenguaje a utilizar debe ser formal. Esto quiere decir, dirigirse al destinatario siempre de usted y que la carta esté escrita de manera que no tenga un tono familiar ni jocoso sino serio.
Cuida la extensión de la carta. Este tipo de cartas nunca deben ser demasiado largas. Por lo general se escriben en una sola hoja, y ese espacio debe ser suficiente para que se exprese lo que se necesita decir.
Sé conciso. La idea de una carta oficial es decir algo específico, por esto es importante que no se pierda espacio con frases innecesarias que puedan además distraer al destinatario del tema que es realmente importante.
Incluye todos los datos que sean necesarios. Es importante que en este tipo de cartas cuidemos que todos los datos que se consideren importantes como información personal, de facturas o contratos de compra-venta o cualquier otro dato pertinente para el tipo de carta que se escribe, esté presente en el cuerpo de la carta.

Tipos de carta oficial

Como ya hemos dicho, las cartas oficiales son aquellas que se utilizan para establecer comunicación con entidades oficiales en cualquier ámbito. Algunos ejemplos de cartas de tipo oficial que se pueden redactar son las siguientes:

Petición de becas o ingresos a programas de estudio
Cartas de solicitud de apoyo o ayuda
Petición de crédito
Cartas comerciales de cualquier tipo
Petición de presupuesto
Reclamo por pagos vencidos
Disolución de contratos
Cartas de queja
Renuncias
Solicitudes formales
Trámites escolares

Ejemplo 1 de carta oficial

Papelera Las Nieves, C.A.
NIF 86123541
Zona Industrial #43
Las Delicias
Valencia

Valencia, 28 de mayo de 2018

Mantenimiento Ruiz, S.A.
Sr. Luis Salcedo
Gerente

Asunto: cancelación de contrato

Seños Salcedo,
Mediante la presente carta queremos hacer de su conocimiento que a partir de la fecha de envío de esta carta su contrato con nosotros queda irrevocablemente cancelado. Esto se debe a que en 3 ocasiones sus empleados no han llegado a nuestras instalaciones a tiempo y a pesar de haber presentado cartas de queja en todas las ocasiones, su empresa se niega a hacerse responsable de devolver el dinero por los días no laborados o abonarlos a nuestra cuenta.

Esta actitud claramente viola la cláusula 14 del contrato vigente que ambas empresas firmaron lo que le otorga a nuestra empresa todo el derecho para ejercer esta terminación.

Consideramos que esta es una actitud que dista mucho de una empresa responsable por lo que queda usted notificado.

Sin más que agregar,

Vicente Castro
Gerente
Papelera Las Nievas

Ejemplo 2 de carta oficial

Maracay, 15 de junio de 2018

Lic. Bárbara Cardozo
Gerente de Recursos Humanos
Politécnico del Sur

Estimada licenciada,
Yo, Marina Vegas, C.I. 159634621, mediante esta carta me permito presentar mi renuncia formal y escrita al puesto de secretaria de informática que he venido ejerciendo por los últimos dos años.

El motivo de mi renuncia se debe a que a causa de una reubicación en el trabajo de mi esposo, debemos dejar la ciudad, por lo que me permito notificarles que podré permanecer en mi trabajo hasta el día 25 de este mes.

Reconozco que no estoy dando el preaviso que corresponde por ley por lo que comprendo que la paga de mi finiquito y liquidación se verá afectada, asunto que asumo con toda responsabilidad. Pido disculpas si esta notificación tan apresurada les causa problemas a la hora de encontrar mi reemplazo, lamentablemente se trata de cosas que escapan de mi control.

Agradezco el tiempo en esta institución, todo lo que aprendí y las oportunidades que me brindaron para crecer profesionalmente. Me llevo un excelente recuerdo de las personas que trabajaron conmigo, así que a la directiva y trabajadores, mis más sinceros afectos.

Sin más que agregar,

Marina vegas
C.I. 159634621