Carta de Solicitud Formal

Hacer una solicitud de cualquier tipo puede ser difícil, sobre todo porque en ocasiones no sabemos realmente cómo hacerla. Para ayudarte vamos a mostrarte qué es una carta de solicitud formal, cómo estructurarla y algunos consejos útiles para que cumpla su cometido y tengas más oportunidad de obtener aquello que solicitas.

carta de solicitud formal¿Qué es una carta de solicitud formal?

Como su nombre lo indica, esta es una carta de tipo formal que se utiliza para hacer la solicitud de algo a empresas o instituciones públicas o privadas. Esta solicitud puede tratarse de una ayuda, un trámite o la respuesta de alguna otra petición anterior.

Estructura de una carta de solicitud formal

Este tipo de documentos es de carácter formal porque por lo general se trata de una comunicación escrita que se hace a empresas o instituciones. Esto quiere decir que la carta debe contar con una estructura específica y estar escrita de la manera correcta para que sea considerada. Los elementos básicos que debe contener una carta de solicitud formal son los siguientes:

  • Membrete: si la solicitud viene hecha de parte de una institución o fundación registrada, lo mejor es que la carta vaya impresa en un papel membretado o un membrete escrito en el que se identifiquen los datos del remitente.
  • Lugar y fecha: al principio de la carta debemos escribir la fecha y el lugar desde donde esta se envía. Estos datos deben ir alineados hacia el margen derecho.
  • Destinatario: estos serán los datos de la persona, empresa o institución a la que dirigimos la carta de solicitud formal. Si conocemos el nombre de la persona específica que debe leer esta carta, debemos colocarlo junto a su cargo y el nombre de la empresa o institución.
  • Cuerpo: la carta debe comenzar con un saludo formal hacia la persona que lee la carta. Luego, debemos comenzar a construir nuestra solicitud formal lo más detalladamente posible para que quede clara. (Más adelante damos algunos consejos acerca de cómo redactar esta sección). El cuerpo finalizará con una despedida formal.
  • Firma: siempre es importante firmar nuestras cartas, pero en el caso de las formales, esto es aún más importante. La carta de solicitud formal debe ir firmada con el nombre completo del remitente, su rúbrica física o digital y los datos de contacto, que son importantes para obtener una respuesta.

¿Cuándo se debe usar una carta de solicitud formal?

Siempre que vayamos a solicitar algo de manera formal a una institución o empresa, debemos utilizar una carta de solicitud formal. Algunas de las situaciones en las que este tipo de cartas pueden ser útiles son las siguientes solicitudes:

  • Ayuda económica
  • Aumento de crédito bancario
  • Solicitud de empleo
  • Pedir patrocinio para alguna actividad
  • Solicitar donaciones personales o institucionales
  • Pedir una beca o beneficio estudiantil
  • Solicitud formal de vacaciones o permisos laborales

¿Cómo hacer una carta de solicitud formal?

Estas cartas por lo general se envían a instituciones o empresas con la intención de pedir algo. Por esta razón, la manera en la que esta se redacta y la información que se incluye es muy importante para que tengamos una mayor oportunidad de obtener aquello que solicitamos. Algunos consejos que podemos dar para que esta carta sea exactamente lo que necesitas son los siguientes:

  • Cuida la estética de la carta. Recuerda que la primera impresión que tendrán quienes reciben tu carta será la manera en la que se vea. Cuida que los márgenes sean los estándares para documentos formales, que por lo general es de 3cm en cada lado. Además, el tipo de letra a utilizar debe ser Times New Roman, Arial o Calibri en tamaño 12 puntos para que sea estéticamente complaciente y legible. Se recomienda aunque no es imprescindible, utilizar sangría al principio de cada párrafo.
  • No te extiendas más de lo necesario. La idea de hacer una solicitud es que esta sea entendida y para esto será necesario que vayas directo al grano. Una carta de solicitud formal no debe excederse más de lo necesario para que lo que solicites sea el centro de atención para quienes la reciban.
  • Usa siempre un lenguaje formal. Debemos siempre tener en cuenta que esta carta es un tipo de comunicación formal, lo que quiere decir que por lo general nos estaremos comunicando con personas, empresas o instituciones con quienes no tenemos una relación personal. De allí que sea importante mantener el respeto usando un lenguaje formal.
  • Explica la importancia de obtener aquello que solicitas. Siempre es una buena idea explicar la manera en la que aquello que solicitas puede ser importante y significativo para ti o tu organización. Esto ayuda a establecer empatía con quienes la reciben.
  • Brinda alguna alternativa. En caso de que sea posible, brinda otra opción de ayuda que pueda funcionar para ti en caso de que tu solicitud completa no pueda ser aceptada por el destinatario de tu solicitud. De esta manera, aunque no puedas obtener exactamente aquello que necesitas, puedas recibir alguna ayuda que pueda funcionar.
  • Siempre agradece la atención y la respuesta. En ocasiones, las instituciones o empresas por alguna razón no pueden dar una respuesta positiva a tu solicitud, sin embargo, siempre es una buena idea agradecer porque en caso de que decidas hacer otra solicitud más adelante, estrás en buen término con el destinatario.

Ejemplo de carta de solicitud formal

Paul Santana,
Fundación Nuevo Día

Valencia, 19 de mayo de 2018

Sra. Bárbara Montes,
Directora,
Soluciones Técnicas Rocha,
Valencia, Edo. Carabobo

Estimada Sra. Montes,
Soy Paul Santana y dirijo la Fundación Nuevo Día en Valencia, somos un grupo de voluntarios que nos dedicamos a asistir a madres solteras a seguir con sus estudios superiores o cursos de profesionalización. Me ha dado su referencia del Sr. Carlos Conrado, quien es su socio comercial.

Esta correspondencia con usted es para solicitar una donación para la fundación que orgullosamente dirijo. Nos estamos quedando sin fondos y el Sr. Conrado mencionó que usted podría ayudarnos a resolver este inconveniente.

El Sr. Conrado habla muy bien de su naturaleza amable y los proyectos sociales que lleva a cabo su empresa. Cualquier ayuda de su parte es bienvenida y será ampliamente reconocida por nuestra fundación y agradecida por las madres a las que ayudamos. También le aseguramos que su ayuda no será mal utilizada.

Si está interesada puedo llamar a su oficina antes de este viernes para hablarle más acerca de nuestros proyectos. Gracias por tu tiempo y paciencia.

Agradecido por su atención,

Paul Santana
Presidente
Fundación Nuevo Día
Tlf. 231551325
Correo: xxxxx@xxxx.xxx

Modelo de carta de solicitud formal

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