Carta De Reclamo De Producto
A veces, ocurren cosas que no solo son molestas, sino que nos causan grandes dificultades, ya sea en transacciones comerciales o en la compra de bienes y servicios de consumo. Para ayudar a avanzar el problema y resolverlo de buena fe, a menudo se debe redactar una carta de reclamo de producto.
Un cliente enojado escribe una carta de queja del consumidor a la autoridad correspondiente de una organización para informarles sobre el bajo rendimiento de un producto o para quejarse sobre la entrega del bien defectuoso / dañado. Este tipo de carta generalmente se escribe con la expectativa de que se tomarán medidas correctivas.
¿Qué es una carta de reclamo de producto?
Una carta de reclamo de producto es un documento que refleja una queja acerca de un producto que ha sido recibido con defectos o con características diferentes a las acordadas en el contrato de compra.
La carta de queja formaliza una situación problemática poniéndola por escrito, y generalmente es el último recurso para tratar de resolver una situación.
¿Cuál es la estructura de este tipo de carta de reclamo de producto?
La estructura básica para que una carta de reclamo de producto sea efectiva, debe ser la siguiente:
- Fecha: es lo primero que se debe colocar en el documento, específicamente en la parte superior derecha del mismo. Esto es para reflejar el día exacto en el que se emitió la queja.
- Saludo cordial: es una parte esencial de toda carta de queja, ya que sirve para limar asperezas y lograr que el receptor tenga más interés por atender nuestra situación.
- Nombre del receptor (empresa o negocio involucrado): puesto a que infinidades de empresas vender productos parecidos, es sumamente importante reflejar el nombre de la empresa con la que hubo el inconveniente. Esto para no involucrar a otros comercios en asuntos que están fuera de sus responsabilidades.
- Cuerpo de la carta: aquí se debe explicar detalladamente el porqué de la queja; si el producto estaba dañado, tenía características diferentes a las acordadas, no era el producto que se exigió, entre otros.
- Cierre: esta es la parte donde se concluye la carta y donde se proponen ideas para la solución del problema. Se puede cerrar diciendo algo como: “me despido esperando recibir el producto reparado antes de…”, “espero que se me reembolse mi dinero para el día…”, entre otros.
- Nombre y cédula del emisor: es importante que la empresa conozca a quién le ha causado el inconveniente, por esta razón, debes colocar tus datos personales. También puedes agregar tu dirección si lo crees necesario.
- Firma del emisor: es un dato indispensable en una carta de reclamo de producto, ya que hay personas a las que simplemente les gusta afectar a las empresas sin asumir las responsabilidades de lo que afirman. Debido a esto, ninguna compañía va a tomar en cuenta una carta que sea anónima o que no cumpla con los requisitos formales.
¿Cuándo se debe usar la carta de reclamo de producto?
A veces, los productos recién comprados se vuelven defectuosos en un corto período de su vida. Tenemos todo el derecho de presentar una queja a los fabricantes con respecto a eso. Por lo general, la carta de reclamo de producto o carta de queja, se escribe para que sean corregidos los defectos. Debes explicar cortésmente la situación, con lo que te inspiró a comprar el producto antes, para que la empresa se motive a tomar medidas inmediatas. Dirige siempre la carta al oficial superior de la empresa.
¿Cómo se hace una carta de reclamo de producto?
Explica brevemente y expón exactamente lo que quieres hacer sobre el problema y cuánto tiempo estás dispuesto a esperar para resolverlo. Incluye todos los documentos relacionados con tu problema. Usa los siguientes consejos para escribir la mejor carta de reclamo de producto:
- Explica brevemente el problema que enfrenta la nueva pieza.
- Menciona si el problema es persistente.
- Para finalizar, solicita a la autoridad correspondiente que repare la pieza adecuadamente o la reemplace si no estás satisfecho con las reparaciones realizadas, ya que está en garantía.
Elementos a considerar al escribir una carta de queja
La carta de queja es la manera perfecta de trabajar para resolver el problema. Es un documento que puedes enviar por correo certificado para tener un registro de tu envío. Esta carta también puede ayudarte en asuntos legales, si surge la ocasión. Al escribir una carta de reclamo de producto, deseas que se tome en serio para obtener un resultado favorable. Quieres que se resuelva el problema. A continuación hay algunas consideraciones importantes a seguir al escribir tu carta:
1. La carta de reclamo de producto debe ser concisa y clara
El objetivo de la carta y los resultados que deseas deben indicarse en las primeras oraciones. Si tienes algún número de modelo o serie, debes incluirlo cuando describas el producto. Si la carta es un seguimiento después de una conversación con una persona de servicio al cliente, es necesario que des el nombre de la persona con la que hablaste y que indiques los detalles o la información que te dio.
2. Evita detalles superfluos que agreguen palabras pero sin valor
La carta debe tener unas 200 palabras y estar en una página. Si la carta es demasiado larga y complicada, el receptor solo puede escanear el contenido y no obtener una imagen clara de tu problema.
3. Los resultados que deseas deben estar claramente establecidos al comienzo de la carta
La regla general es que el receptor debe poder encontrar el propósito de la carta en menos de cinco segundos. Por ejemplo, es posible que desees un producto de reemplazo o que te devuelvan el dinero. Debes dar un límite de tiempo razonable para obtener los resultados que deseas.
4. La carta no debe contener ningún texto sarcástico o amenazante
No es una buena idea escribir la carta cuando estás enojado. El tono debe hacer que el destinatario quiera ayudarte en lugar de hacerlo sentir como un adversario. No le estás escribiendo a la persona responsable del defecto, sino a una persona que está en condiciones de remediar tu problema.
Es por eso que el tono debe ser positivo, cortés y amigable. Además, si solicitas un reembolso y les dices que encontrarás una marca diferente en el futuro, reducirás tus posibilidades de obtener lo que deseas. No es una buena idea amenazar con acciones legales en tu primera carta de reclamo de producto.
Es posible que debas emprender acciones legales, pero brinda a la empresa la oportunidad de compensarte esperando una respuesta a tu primera carta. Un tono calmado le dice al receptor que esperas que tu queja sea tomada en serio, que conoces tus derechos y que tienes la documentación para probar tu queja.
5. Debes incluir con la carta copias de recibos, tarjetas de garantía o facturas de tarjetas de crédito
Si ya has hablado con un representante de servicio al cliente, puedes incluir notas de la conversación o correos electrónicos relacionados con tu solicitud. No envíes ningún documento original. Es posible que los necesites más tarde y podrían perderse si los incluyes en la carta de queja.
6. La carta debe contener tu información de contacto
Aquí debes incluir tu nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico, así como un número de cuenta asociado con la compra.
Tipos de cartas de reclamo de producto
Estos son algunos de los tipos de cartas de reclamo de producto que más se utilizan:
Ejemplos y modelos de cartas de reclamo de producto
A continuación, te mostramos algunos ejemplos y modelos de cartas de reclamo de producto. Están listos para ser descargados en formato Word. Los hemos colocado en ese formato para que puedas editarlos sin ningún problema.
Ejemplo 1
De
__________ (Nombre del emisor)
__________
__________ (Dirección del emisor)
Para
__________ (Nombre del destinatario)
__________ (designación)
__________ (Nombre del negocio)
__________ (dirección del negocio)
Fecha __________ (Fecha de escritura de la carta)
Querido señor, señora,
Compré un... (Menciona el artículo con especificaciones) en su tienda el... (Menciona la fecha). La pieza está en... garantía (Mencionar duración).
Se me entregó el... (Menciona la fecha de entrega), y su representante me habló de su funcionamiento.
El... (Menciona la fecha)... (Explica brevemente el problema que enfrenta la pieza y las reparaciones realizadas, si corresponde).
Dado que la pieza está en garantía..., le pido amablemente... (Menciona cómo deseas que la autoridad interesada te ayude). Adjunto una copia de... (Menciona los documentos que adjuntas junto con la carta). Espero que se tomen medidas inmediatas con respecto a este tema.
Gracias
__________ (tu nombre)
Ejemplo 2
De
Mike Milligan
346, Palm Street,
Texas.
Para
Jake Jonathan
Gerente de sucursal
Lucky Stores
Downtown Street
Texas
12 de septiembre de 2013
Estimado señor Jonathan
Compré un refrigerador Stellite de 390 litros de capacidad en su tienda el 10 de agosto de 2013 por $ 5000. La pieza tiene una garantía de dos años. Fue entregado en mi residencia el 11 de agosto de 2013, y su representante me familiarizó con su configuración y operaciones.
El 3 de septiembre de 2013, el agua comenzó a gotear continuamente de la nevera. Su técnico llegó a casa, realizó reparaciones y no garantizó más problemas, pero el problema se reanudó una semana después. A pesar de la rehabilitación repetida, el problema persiste.
He intentado comunicarme con su personal de servicio durante los últimos dos días sin respuesta. No estoy satisfecho con las reparaciones realizadas. Dado que la pieza está en garantía y el problema persiste, le solicito que lo reemplace por uno que pueda ser reparado lo antes posible.
Adjunto una copia del recibo de compra y la tarjeta de servicio para las reparaciones realizadas hasta ahora.
Agradeciéndole
____________
Mike Milligan
Ejemplo 3
De:
Para:
Asunto: Solicitud de reemplazo de microondas
Estimado señor,
Se trata del microondas que compré en su tienda el 5 de abril de 2017. El día en que se instaló el microondas, estaba en condiciones de funcionamiento, y su persona de servicio al cliente lo demostró bien.
Al día siguiente mantuve un vaso de agua para calentar, pero estaba tan frío como cuando lo metí. Pensé que tal vez no estaba presionando el botón correcto y llamé a mi vecino que lo usó durante los últimos tres años. También trató de calentar el agua, pero no funcionó. Entonces llamé a su centro de servicio y lo verifiqué con el técnico, él revisó a fondo y dijo que había un defecto en el producto. Me aseguró que sería reparado dentro de dos días.
Bueno, estoy escribiendo esta carta porque no estoy interesado en reparar mi producto, ya que es una pieza defectuosa, exijo una nueva pieza de trabajo en reemplazo. He sido su cliente durante el último año y siempre he comprado la mayoría de mis artículos eléctricos en su tienda. Sé que investigará el asunto y me ayudará a obtener otra pieza nueva.
Estoy un tanto decepcionado por la forma en que se manejó todo. Primero, el técnico no aparece en la fecha especificada, y cuando llamo a su centro de reparación, nadie parece entender el problema. Ha pasado casi un mes y no he podido usar el microondas. Espero que tome las medidas necesarias.
Esperando tu pronta respuesta.
Atentamente,
Holly Brooks
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