Carta De Reclamo Comercial

Cuando no estás satisfecho con una situación, producto o servicio, escribir una carta de reclamo comercial es una forma de abordarlo. Generalmente, este tipo de documentos se hacen para no tener que ir a instancias mayores como por ejemplo, una demanda al negocio. Sin embargo, si no se obtiene respuesta a tiempo, se está en todo el derecho de hacerlo. Aquí te damos algunos consejos sobre cómo redactarlas y te mostramos algunos ejemplos y modelos que podrás editar a tu necesidad.

¿Qué es una carta de reclamo comercial?

La carta de reclamo comercial es aquella que está escrita por clientes que no están satisfechos con los niveles de servicios al consumidor provistos. Si crees que tu proveedor es deshonesto acerca de los productos que te entrega, ya sea en términos de contenido o precios, puedes escribirles una carta de queja del cliente para expresar tu descontento. No olvides mencionar que habrá consecuencias si no abordan el problema en cuestión.

¿Cuál es la estructura de una carta de reclamo comercial?

Lo que debes colocar en una carta de reclamo comercial es básicamente lo siguiente:

• Arriba a la izquierda: tu nombre, dirección y número de teléfono. Es posible que desees incluir su dirección de correo electrónico también. El objetivo es obtener una respuesta y cuanto más fácil sea para que el ejecutivo ocupado responda, mejor.
• Escribe el nombre de la persona que estás contactando, el nombre de la empresa, calle, ciudad, estado y código postal en líneas separadas (sin espacios).
• Añade tu saludo. Sé específico aquí si es posible. Utiliza por ejemplo "Estimado señor Jones" en lugar de "Estimado señor".

¿Cuándo se debe usar la carta de reclamo comercial?

Como lo hemos indagado anteriormente, una carta de reclamo comercial es un documento que se puede y se debe utilizar cuando tenemos una queja en cuanto a un producto o servicio de alguna empresa o compañía y ha sido imposible llegar a acuerdos verbales. Cuando se da esta carta es porque se va a dar un aviso por escrito del descontento y una advertencia en caso de que la solicitud no sea tomada en cuenta.

¿Cómo se hace una carta de reclamo comercial?

Incluso al escribir una carta de reclamo comercial, es importante que mantengas tu tono y palabras profesionales. Si eres nuevo en la escritura de cartas comerciales, aquí te daremos algunos consejos. Para asegurarte de que tu queja será atendida, ten en cuenta los siguientes recordatorios:

1. Dirige tu carta al Departamento de Servicio al Cliente

Los representantes de servicio al cliente están acostumbrados a atender las quejas de los clientes y, por lo tanto, es más probable que respondan a tu carta de reclamo comercial. La mejor manera de asegurarte de que tu reclamo sea atendido de manera eficiente y efectiva será dirigiéndola a ellos.

2. No andes por las ramas

Ve directo al grano. Las personas que están en los negocios son muy ocupadas. Las cartas largas y floridas pueden confundirse con correo basura y descartarse. Para evitar esto, asegúrate de que el lector entienda la esencia de tu carta en el primer párrafo. Usa los párrafos siguientes para dar más detalles y explicaciones.

3. Diles lo que quieres

Las personas que se ocuparán de tu carta no son lectores de la mente. Especifica en tu carta de reclamo comercial lo que deseas hacer para remediar la situación, ya sea un reembolso, cambio, reparación u otra forma de compensación. Sé constructivo en tus comentarios. No amenaces con acciones legales en tu primera comunicación. Envía tu carta primero y ve cómo responden.

4. Adjunta copias de los documentos de respaldo

Incluye copias de recibos, contratos, garantías, cheques que enviaste y, si corresponde, fotos y videos. Recuerda enviar copias y no originales para que no haya posibilidad de que estos documentos se extravíen, por si los vuelves a necesitar.

5. Da un límite de tiempo para la resolución

Si les das un límite de tiempo para responder, evitarás que se olviden o pospongan tu problema. Esto les muestra que estas tomando en serio tu reclamo y que controlas tu progreso. Sin embargo, asegúrate de que el tiempo que pides sea razonable.

6. Sé cortés

Agradece al destinatario por su ayuda y dile cómo podrías ser contactado. Recuerda, debes ser firme pero cortés en tu carta. La grosería no te llevará a ninguna parte, ya que tendrían poca o ninguna voluntad para ayudarte a resolver tu problema.

Las cartas de queja son un poco difíciles de escribir. Tienes que encontrar el equilibrio correcto para ser cortés sin sonar como un imbécil mientras eres autoritario o sin sonar demasiado considerado.

Pasos para hacer la carta

1. Comienza con el hecho de que eres un cliente leal o primerizo. Ejemplo: "He sido un cliente fiel durante 20 años y he comprado muchos de sus productos".
2. Continúa con los hechos de cómo falló el producto. Sé lo más específico posible. Incluye la fecha en que compraste el artículo, cuánto pagaste por él, y cuándo y cómo no cumplió con las expectativas.
3. Explica qué pasos has tomado para resolver el problema. Ejemplo: "El 5 de abril, contacté a Roger en la tienda de City y le pedí un reembolso. Él se negó a dármelo". Incluso si la persona fue extremadamente grosera, simplemente atente a los hechos de lo que se dijo / hizo y deja de lado la emoción.
4. Finalmente, comienza un párrafo de cierre y explica lo que te gustaría a cambio. Por ejemplo, ¿quieres que reemplacen el producto o te den un reembolso?
5. Cierra la carta, agrega tu nombre y firma.

Tipos de cartas de reclamo comercial

Estos son los tipos más utilizados de cartas de reclamo comercial:

1. Carta de reclamo comercial por un mal producto

Si compraste un producto que era defectuoso o de mala calidad y los esfuerzos para resolver el problema han fallado, tu próximo paso es escribir una carta de reclamo comercial a la compañía, solicitando un reembolso o reemplazo. Idealmente, las tiendas reemplazarán los productos defectuosos y aquellos que no funcionan como se esperaba.

Sin embargo, eso no siempre sucede. Cuando las empresas no manejan adecuadamente las quejas de los clientes al principio, escribir una carta de queja puede ser tu único recurso a menos que desees emprender acciones legales.

2. Carta de reclamo a la gerencia por un servicio deficiente

Cuando pagas por un servicio, como una comida en un restaurante, esperas un excelente servicio al cliente. Desafortunadamente, esto no siempre sucede. Si el servicio fue lo suficientemente horrible, puedes sentir que tienes derecho a un reembolso o servicio de reemplazo. Si has hablado con el gerente sin resultados, puede ser el momento de escribir una carta de reclamo comercial al proveedor de servicios sobre la situación.

3. Carta de queja del empleado

Si tienes problemas serios en el trabajo, escribir una carta de queja expresando tu preocupación a tu jefe o al gerente de recursos humanos de la compañía tiene un doble propósito. Primero, puedes ayudar a tu jefe o representante de Recursos Humanos a resolver la situación. En segundo lugar, puedes proteger tu empleo, especialmente si el problema está afectando tu trabajo u otro empleado te está acosando.

4. Carta de queja del empleador

La carta de reclamo comercial a tu empleador probablemente se enviará a través de comunicaciones internas en formato de correo electrónico. Si prefieres escribir la queja en papel, mantenla menos formal que las otras cartas. Si bien es una buena idea utilizar un tono y un formato profesional al escribir este tipo de carta, no es necesario incluir tu información de contacto y el nombre y la dirección de tu empleador. Es posible que desees utilizar un formato de nota ya que el documento es interno de tu empresa.

5. Carta comercial de reclamo de mercadería

Es un documento que utilizan los comerciantes para expresar una queja acerca de una mercancía que no ha llegado en el tiempo acordado. Estas generalmente se envían con el propósito de que el dinero sea reembolsado, puesto a que a ninguna empresa le gusta trabajar con proveedores irresponsables que retrasen el cauce normal de su mercadería.

6. Carta comercial reclamo de pago

Esta carta se utiliza para hacer una reclamación a los comercios de ventas de productos y/o servicios, en el caso de que te hayan hecho un cobro inadecuado de dinero. Esto suele suceder de manera muy común con los puntos de venta. Sin embargo, la mayoría de las veces no es intencional, así que los mismos estarán dispuestos a hacerte el reembolso sin ningún tipo de problema.

Ejemplos y modelos de cartas de reclamo comercial

A continuación te dejamos dos ejemplos de cartas de reclamo comercial en formato Word. Estas plantillas, podrás descargarlas en formato Word, y editarlas si así lo requieres:

Ejemplo 1

Paul Popon

15 de mayo de 2013

 

Querido señor, señora,

 

Le escribo para quejarme del mal servicio que recibí de su compañía el 5 de mayo de 2013. Visité una de sus tiendas en 14 Swallow Alley y quiero informarle sobre el comportamiento inapropiado de la gerente de la tienda, Marina Rivera.

Había hecho una gran compra en tu tienda. Después de regresar a casa, miré mis productos comprados y saqué un pollo refrigerado que compré en su tienda. La fecha de producción mencionada en el paquete fue el 5 de mayo. Cuando se abrió el paquete, el pollo no parecía apto para el consumo, ya que olía a podredumbre y la carne era de color marrón por dentro.

Intenté hablar con el gerente toda la mañana. Sin embargo, ante mis demandas de solucionar esta situación, el gerente de la tienda comenzó a llamar la atención de otros compradores sobre mi problema, y ​​se negó a compensar el producto dañado.

Tal comportamiento volátil no solo viola los derechos de los consumidores, sino también los estándares éticos y morales básicos. Esta actitud desacredita la dirección de la empresa a los ojos de los compradores y es inaceptable.

Soy un cliente habitual en su tienda debido a su ubicación conveniente. Me gustó casi todo en la tienda, pero este problema me hizo sentirme cauteloso acerca de la calidad de los productos que vende. Fue extremadamente desalentador no poder recibir la ayuda que estaba solicitando cortésmente. Adjunto copias de mis recibos, las fotos del producto dañado y la fecha marcada en el paquete.

Le estoy dando la oportunidad de proporcionar un reembolso. Me gustaría escuchar su versión de la historia y permitirle que comente antes de publicar dicha carta al Cirujano General.

Tengo otro lugar en mente para comprar productos, pero todavía quiero hacer mis compras en su tienda. Por favor, tome las medidas apropiadas contra el gerente para evitar tales situaciones. Puede discutir esto más conmigo en cualquier momento al (xxx) xxx-xxxx o no dude en enviarme un correo electrónico a xxxx@youlook.com. Espero escuchar de usted.

 

Atentamente,

Paul Popon

 

Adjunto:

Descargar ejemplo 1

Ejemplo 2

Datos del emisor

[Fecha]

[Código postal]

 

Estimado [Nombre del receptor],

 

Le escribo para presentar por un descontento sobre el servicio que recibí en su hotel xxxx el __ de __________ de ______.

(Cuenta los eventos Que ocurrieron detalladamente)

Además, de Este escrito, he incluido también algunos documentos para respaldar la Afirmación Que estoy Haciendo.

Deseo que yo pueda resolver el asunto, ya que lo ocurrido ha tenido algunos problemas para mí en cuanto a otros asuntos relacionados.

 

Espero tener noticias sobre este Asunto pronto.

 

Atentamente,

 

_______________________

Número residencial

Descargar ejemplo 2