Carta De Reclamo Al Proveedor

Los proveedores no se proponen tratar a las personas injustamente, pero a veces las cosas salen mal. Si sientes que uno de estos no te está tratando de manera justa o está fallando en el suministro del producto o servicio, puedes informarle a través de una carta de reclamo al proveedor. Antes de enviar la carta de queja, debes revisar si tienes todas tus facturas al día, ya que podrías salir perjudicado.

¿Qué es una carta de reclamo al proveedor?

Una carta de queja al proveedor es un documento que redacta para informar al mismo acerca de los servicios deficientes o insatisfactorios, o de los productos de baja calidad que ofrecen.

La carta debe estar escrita en un tono formal con detalles completos de todos los problemas que se enfrentan.  Cuando intentas resolver una queja contra un proveedor, lo primero que debes hacer es discutir las inquietudes que tienes con el representante de la empresa.

Intenta comunicarte con el gerente o distribuidor, y haz consultas transmitiendo una carta autorizada y genuina que certifique todas las minucias esenciales de tu comunicación. Pídeles que envíen un recibo por escrito para que tengas prueba suficiente de la entrega. Mantén un registro de toda la conversación.

¿Cuál es la estructura de una carta de reclamo al proveedor?

La estructura básica de una carta de reclamo al proveedor es la siguiente:

1. Fecha: en la parte superior derecha del documento se coloca la fecha en la que fue escrita la carta de reclamo al proveedor.
2. Saludo: es necesario colocar un saludo como muestra de cordialidad hacia la persona o la empresa a la que se está haciendo el reclamo.
3. Nombre del receptor: aquí debes colocar el nombre del proveedor al que le estás haciendo el reclamo. Esto es emitir una queja directa y no generalizada.
4. Cuerpo de la carta: este es el apartado donde tienes que poner empeño al describir la situación. Debes detallar exactamente lo que pasa con el producto o servicio.
5. Cierre: es la parte final de la descripción del problema, es donde se concluye el mismo y se dan ideas para su solución.
6. Nombre y datos: se trata sencillamente de tu identificación, es decir, nombre, apellido, cédula de identidad, correo, dirección y otros datos que consideres necesarios para que la empresa pueda contactar contigo.
7. Firma: se trata del sello personal del documento. Es necesaria para darle validez a lo que está reflejado allí.

¿Cuándo se debe usar la carta de reclamo al proveedor?

Hay dos tipos de proveedores; los de productos y los de servicios. Los de productos suministran la mercancía con la que las empresas no productoras trabajan, o los materiales que las productoras utilizan para la fabricación. Por su parte los proveedores de servicios trabajan para cualquier tipo de compañía.

Entre los proveedores de servicios se encuentran los de agua, electricidad, gas, entre otros. La carta de reclamo al proveedor se debe usar en caso de que se tenga alguna insatisfacción con respecto a la distribución de los productos o servicios y/o la calidad de los mismos.

¿Cómo se hace una carta de reclamo al proveedor?

Aquí hay algunos consejos para escribir la mejor carta de reclamo al proveedor:

1. Sé directo y respetuoso. Nadie aceptará tu queja si eres irrespetuoso.
2. Claramente, indica los hechos y el motivo que tuviste para escribir la carta de queja al proveedor.
3. Menciona los hechos relevantes, incluyendo la fecha, hora y ubicación del incidente, así como los nombres del personal involucrado. Además, especifica qué salió mal y el impacto que tuvo para ti.
4. En algunos casos, puede ser apropiado que expongas tus ideas sobre las posibles soluciones.
5. El lenguaje de la carta requiere ser de naturaleza formal.
6. Si te sientes molesto, tómate un tiempo para calmarte o deja la carta de queja al proveedor para más tarde.
7. Guarda copias de tu reclamo y cualquier respuesta que recibas de tu proveedor; esto podría ser importante si necesitas llevar las cosas más allá.
8. Cada vez que les hables, anota la fecha, lo que se dijo y con quién se habló. Esto puede ser muy útil si necesitas hacer alguna demanda relacionada en un futuro.
9. Sé realista al decirle a tu proveedor cómo se pueden arreglar las cosas.
10. No necesitas citar las leyes y regulaciones en tu queja, y no es necesario que utilices términos legales oscuros: mantén tu queja simple y clara.
11. Si tienes dificultades para escribir tu carta de reclamo al proveedor, pídele ayuda a un amigo o familiar. Hablar sobre el problema puede ayudar; la otra persona puede detectar algo que tú no detectaste.
12. Las quejas pueden tardar un poco en procesarse, así que trata de darle tiempo al proveedor para resolver el problema. Si sientes que ha sido olvidado, intenta contactarlo para una conversación de seguimiento. Esto podría ayudar a acelerar las cosas.

¿Qué debo escribir en mi queja?

1. Escribe la palabra 'queja' en la parte superior para que quede muy claro que deseas que la vean como un reclamo.
2. Explica lo que sientes que tu proveedor ha hecho mal.
3. Diles lo que crees que deberían hacer para corregir esto.
4. Solicita una copia de tu procedimiento de quejas por escrito para que puedas ver cómo manejarán tu queja
5. Pídeles que detengan cualquier acción adicional mientras investigan tu queja
6. Solicita tu respuesta por escrito.
7. Un registro de la fecha y hora de cualquier llamada telefónica que hayas hecho o recibido.
8. Copias de las cartas y correos electrónicos que envías.
9. Copias de todas tus facturas y otras informaciones sobre la relación con el proveedor.

No te preocupes si no tienes evidencia. Tu proveedor aún debe investigar y tener sus propias copias de cualquier carta o correo electrónico, y un registro de cualquier llamada o visita.

Presentar una queja de esta manera tiene algunas ventajas:

1. Te da tiempo para pensar en lo que quieres decir.
2. Puedes conservar una copia para tener un registro de lo que se dijo.
3. Te permite verificar que tu queja fue recibida definitivamente.

¿Qué sucede después de presentar una queja?

Tu proveedor debe confirmar que recibió tu queja, generalmente por carta o correo electrónico. También debe explicar cómo manejará tu queja y cuánto tiempo llevará. Los acreedores generalmente te colocan en espera mientras revisan tu queja. Deberías recibir una respuesta final de tu acreedor o proveedor a su debido tiempo. La mayoría de estos, tratará de dártela dentro de las ocho semanas. Si tu reclamo va a demorar más de lo normal en ser investigado, el proveedor debe informarte.

Tipos de cartas de reclamo al proveedor

Los tipos de cartas de reclamo al proveedor que más se utilizan son:

• Carta de reclamo al proveedor de productos: es un documento que tiene como función hacer llegar una queja a un proveedor por cualquier inconveniente sucedido con un producto de su empresa.
• Carta de reclamo al proveedor de servicios: este se utiliza en el caso de que se quiera enviar una queja formal a alguna empresa que provee servicios, tales como electricidad, agua potable, telefonía celular, Internet, entre otros.
• Carta de reclamo al proveedor de materia prima: este tipo de cartas se puede usar cuando por ejemplo, la materia prima viene dañada, vencida, llega en condiciones inadecuadas, entre otros. La idea de esta carta es llegar a un acuerdo que complazca a las dos partes, sin tener que llegar a una demanda.
• Carta de reclamo al proveedor por fallas en el servicio: es un documento utilizable cuando existe algún problema con un servicio que ya se ha cancelado. Por ejemplo, si la electricidad se va cada cierto tiempo o llega de manera intermitente, estás en todo tu derecho de enviar una carta de queja al proveedor.
• Carta de reclamo al proveedor por fallas de funcionamiento: este tipo de carta se usa cuando un producto (moto, carro, secadora, plancha, abrelatas, soldadora u otro producto electrónico o con mecanismo) no funciona de la manera que debería.
• Carta de reclamo al proveedor por tardanza en la entrega: si un proveedor se tarda más de lo debido para entregarte la mercancía que le solicitaste y eso ocasiona flujos negativos en tus ventas o algún otro problema, tienes el derecho a redactar una carta de queja.
• Carta de reclamo al proveedor por mercancía dañada: si la mercancía llega en malas condiciones (vasos partidos, libros dañados, cauchos perforados, entre otros), puedes enviar una carta de queja al proveedor para que te reemplace lo que llegó dañado o te reembolse el dinero.
• Carta de reclamo al proveedor por mercancía incompleta: en caso de que la mercancía haya llegado incompleta (no es el número de productos que se acordó) es una muy buena idea una carta de queja para resolver la situación. Por esto es importante contabilizar la mercancía en el momento que llega.
• Carta de reclamo al proveedor por incumplimiento de los términos y condiciones: si algún proveedor irrespeta las cláusulas que se fijaron en el acuerdo de compra, se está en el derecho de enviar una carta de queja.

Ejemplos y modelos de cartas de reclamo al proveedor

A continuación te dejamos algunos ejemplos y modelos de cartas de reclamo al proveedor. Puedes descargarlos y editarlos de la manera que quieras, ya que están en formato Word:

Ejemplo 1

Fecha: DD / MM / AAAA

 

De,

George L. Sanford

560 Collins Street

 

Para,

Lorraine C. Summers

3 Logan Lane

Denver, CO 80222

 

Estimada Sra. Summers:

 

Escribo esta carta en nombre de Cameron Nagar Corporation para presentar una queja contra los servicios irregulares y deficientes proporcionados por su empresa.

Usted ha firmado un contrato con nuestro negocio para completar todos los requisitos relacionados con sus muebles para los próximos dos años. No hay duda de que sus servicios fueron recomendables al principio, pero a medida que pasó el tiempo, comenzaron a disminuir en cuanto a calidad. Estamos un poco decepcionados con la calidad del servicio que brinda.

La semana pasada, pedimos algunos muebles para la nueva oficina. A su representante se le dijo claramente que necesitamos armarios grandes, pero aun así nos envió pequeños que no nos sirven.

Cuando solicitamos a su equipo de consignación que los reinstalara para un gabinete de almacenamiento de oficina considerable, los enviaron en el último minuto y también se molestaron por el proceso de restauración. Tuvimos que pagar por los servicios, incluso después de recibir el pedido incorrecto, lo cual es muy decepcionante y no es aceptable.

Considere amablemente este problema y mejore los servicios ya que queremos seguir con ustedes.

 

Atentamente,

George L. Sanford.

Descargar ejemplo 1

Ejemplo 2

Para: nombre@email.com

Desde: nombre@email.com

 

Querida Sra. Gladys Warne:

 

Estoy escribiendo para comunicarle sobre las acusaciones recibidas de diferentes clientes con respecto a las fallas en los productos de su empresa. Han pasado alrededor de cuatro meses desde el último pedido, y desde ese momento he estado recopilando tales quejas regularmente.

Había informado a su representante sobre esto, pero no obtuve ninguna respuesta. Esta es la última vez que le solicitamos que resuelva el problema. Mis clientes son mi prioridad, y no considero que este flujo regular de quejas de los clientes sea bueno para mi negocio.

Además de eso, ha habido mucha demora en la entrega, actitud irresponsable de parte de la persona encargada, falta de respuesta adecuada, entre otras cosas. Reconocería si amablemente medita y habla con esta persona para que sea más responsable con sus entregas.

Le agradeceríamos si pudiera resolver el asunto dentro de una semana, de lo contrario tendríamos que terminar esta asociación para satisfacer a mis clientes.

 

Atentamente,

Barbara D. Jones

Descargar ejemplo 2

Cuando le envíes una carta de reclamo a un proveedor, debes recordar revisar los detalles de ortografía y gramática para dar buen aspecto y un ejemplo a la persona que está leyendo la carta. Otro punto muy importante a tomar en cuenta es el tono; si envías una carta que suene imponente o enfadada, lo único que lograrás es ser visto como una persona problemática. En una carta de queja es esencial ser preciso y cortés para obtener una respuesta satisfactoria.