Carta de Reclamación

En muchas situaciones sentimos que hemos recibido algún mal trato por parte de una compañía, negocio o institución pero no sabemos cómo podemos quejarnos. En esos momentos es de gran utilidad saber cómo hacer una carta de reclamación. Este tipo de carta es el medio ideal para quejarnos formalmente por cualquier situación que se haya presentado.

Carta de reclamación

Este tipo de carta es la que se utiliza para plantear una queja o reclamo a cualquier institución o empresa cuando sentimos que hemos recibido un mal trato o hemos tenido problemas con una prestación específica de servicio.

Este tipo de cartas tienen una amplia gama de usos y utilidades. Pueden ser usadas para presentar reclamo a instituciones como:

• Compañías de seguros
• Bancos
• Asuntos laborales
• Compañías de prestación de servicios
• Tiendas

Elementos de una carta de reclamación

Como una carta formal, este tipo de cartas debe contar con una estructura específica para que cumpla su propósito. Las partes que se deben incluir en una carta de reclamación son:

• Ciudad y fecha: es importante que se coloque al principio de la carta y alineado en el margen derecho la fecha y la ciudad en la que se expide la carta. En casos de reclamos esto es aún más importante.
• Destinatario: estos serán los datos de la empresa, institución o negocio a la que le remitimos la carta. Si se conocen los datos exactos del destinatario se colocan, si no, se pueden usar solo los datos de la empresa o institución y dirigirla “a quién corresponda”.
• Asunto: si el reclamo se está haciendo por un contrato incumplido o por una orden de compra incompleta o problemática, se deben colocar esos datos para que quien recibe sepa exactamente la razón de la carta.
• Cuerpo de la carta: en esta sección de la carta es en donde se debe explicar la razón de la carta de reclamación. Preferiblemente, se debe usar el orden cronológico de los sucesos por los que presentas la queja. Luego de que se explique la historia que trae al reclamo, se explica exactamente qué es lo que se quiere obtener con la carta.
• Despedida: para terminar, se escribe una despedida concisa en la que se les recuerde que el remitente queda en espera de una respuesta a la queja expresada.
• Firma: la carta como todas debe ir firmada por el remitente. Esa firma debe ir acompañada de los datos de contacto en caso de que el destinatario quiera ponerse en contacto.

Consejos para escribir una carta de reclamación

Es importante que a la hora de escribir este tipo de carta, la misma tenga un objetivo específico. Esto quiere decir que debemos tener una idea clara de lo que queremos conseguir y no hacer una carta solo para quejarnos sin presentar una solución plausible.

Se debe mantener un lenguaje respetuoso y formal. Aunque es probable que el remitente esté muy molesto, esta emoción no debe transmitirse en la carta. La mejor opción para obtener una respuesta a nuestra queja es la de mantenerse objetivo y calmado.

Lo vital es que los hechos se presenten en la carta de reclamación tal y como sucedieron y lo más alejados de frases difamatorias como sea posible. Se debe recordar que el propósito es ser entendidos y lograr algo, todo esto se perderá si nos ofuscamos.

Ejemplo de una carta de reclamación

Valencia, 3 de junio de 2020

Mueblería Aurora C.A.
A quien corresponda
ASUNTO: Mercancía defectuosa. Orden de compra v-859

La presente carta tiene como objetivo presentar un reclamo formal ante sus oficinas por una compra realizada el día 20 de abril del presente año.

El día 25 de mayo del presente año, me fue entregado en mi domicilio un juego de comedor adquirido a través de su página de ventas online que consta de una mesa (base y vidrio) y 6 sillas. Sus empleados ensamblaron el juego y me aseguraron que todo estaba en perfecto estado. En ese momento en una revisión estuve de acuerdo con ellos.

Sin embargo, tras solo 1 día de uso, una de las sillas se ha despegado y la base de la mesa comenzó a tambalearse. El 29 de mayo me comuniqué a su contacto de atención al cliente online pero hasta el día de hoy no he recibido respuesta a mi reclamo.

Por esta razón me permito enviar esta carta directamente a su oficina. Espero comprenda que se hace necesario obtener una respuesta a mi reclamo para acordar un cambio de la mercancía defectuosa. Cabe destacar que esta es la solución que prefiero antes de pedir una reparación.

Agradezco su atención a mi comunicación y quedo en espera de una respuesta a esta misiva. Anexo a esta una copia de la factura de compra recibida.

Respetuosamente,

Juan Vicente Díaz
Tlf. 58912687
Correo: xxxxx@xxxx.com

Modelo de carta de reclamación

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