Carta de Cotización o Presupuesto

En ocasiones una empresa prestadora de servicios o que comercializa algún producto recibirá una solicitud de presupuesto. Para responder por escrito, esta puede enviar una carta de cotización o presupuesto. Esta responderá aquello que el cliente ha preguntado de manera más formal.

¿Qué es una carta de cotización o presupuesto?

Este es un tipo de documento comercial en el que una persona o empresa responde a una solicitud de cotización hecha por un cliente natural o mercantil sobre los productos o servicios que esta presta.

Es una carta que va al grano y expresa exactamente la respuesta de una solicitud previa dando precios e información relacionada con servicios o productos.

¿Cuál es la estructura de una carta de cotización o presupuesto?

Las cartas de este tipo tienen un propósito específico que es el de informar acerca de precios previamente solicitados por un cliente. Por esto debe contar con datos bastante específicos entre los que debemos mencionar los siguientes:

• Fecha y ciudad: estos datos son importantes al tratarse de precios ya que los precios por ejemplo pueden cambiar con el tiempo. Esta información debe colocarse a la derecha de la página al inicio de la carta.
• Destinatario: serán los datos del cliente a quien se le responde. Este puede ser una persona natural o una empresa. En el caso de la última, se coloca el nombre de la empresa y los datos de la persona que nos ha contactado a nombre de esta y a quien dirigimos la respuesta.
• Cuerpo: al comienzo del cuerpo se puede colocar un saludo corto y respetuoso en el que le digamos al cliente que esta carta es en respuesta a su solicitud previa (podemos incluir la fecha de la solicitud). A continuación, detallaremos el presupuesto solicitado. Esto podemos hacerlo en una tabla o detallado dentro de la carta. Esto dependerá de lo que coticemos. También se incluyen detalles sobre los precios, entregas u otros asuntos inherentes a una posible compra.
• Despedida: al final de la cotización incluiremos una despedida formal en la que podemos agradecer la preferencia por parte del cliente y ofrecer algún tipo de beneficio si así lo consideramos apropiado.
• Firma: la carta debe ir firmada con los datos personales y la firma de quien representa a la empresa así como su posición en la misma.

¿Cuándo se debe usar una carta de cotización o presupuesto?

Estas cartas se hacen en respuesta a una solicitud previamente recibida. Cuando un cliente o futuro cliente se comunica con nuestra empresa o negocio para pedir una cotización sobre nuestros productos o servicios, es nuestro deber responder. Es en ese momento en el que viene a utilidad una carta de cotización o presupuesto.

Una vez recibida una solicitud de presupuesto que detalle aquello que el cliente necesita, redactaremos esta carta para darle una respuesta formal presentando los precios unitarios y totales de los servicios y productos.

¿Cómo se hace una carta de cotización o presupuesto?

Al ser esta una comunicación de tipo comercial que podría afectar nuestra relación con un cliente fijo o potencial, debemos prestar cuidadosa atención a la redacción de este tipo de cartas. Se debe prestar atención a colocar los datos del cliente correctamente para que no haya ningún tipo de confusión.

Es importante que hagamos saber al cliente la fecha en la que hemos recibido su solicitud previa, esto sirve para que quien solicita esté al tanto de qué presupuesto se está entregando.

Los detalles que tienen que ver con los precios de los productos o servicios deben ser revisados para asegurarnos de que lo que estamos presentando es un presupuesto real. Será muy mal visto que tengamos que hacer algún tipo de enmienda más adelante a los precios mostrados.

No olvides colocar detalles inherentes a una posible compra. Estos serán por ejemplo el período de tiempo de validez de los precios mostrados; detalles sobre compras mínimas o medios de pago y/o detalles correspondientes a entregas de mercancía o prestación de servicio. Si se considera ofrecer algún tipo de descuento o beneficio, esto debe colocarse también.

Recuerda que la carta de cotización o presupuesto debe contar con datos correctos y exactos que inspiren confianza al cliente de hacer la contratación.

Ejemplo de carta de cotización o presupuesto

Maracay, 18 de agosto de 2019

Salvador Carrillo.
ASUNTO: Carta de cotización

Estimado cliente, tenemos el gusto de responder a la solicitud hecha por usted el 16 de agosto pasado. A continuación le mostramos los precios vigentes de los artículos solicitados:

• 30 metros de cable POT 10: $250.00
• 6 Contactos de pared ILUMIA: $20.00 c/u. $120.00 en total
• 3 apagadores de pared no especificados: $7.00 a $30.00 (depende de la marca)
• 1.5m de Tubo de estaño 60/40: $20.00

Estos precios serán válidos hasta el 31 de este mes. No hacemos entregas a domicilio por lo que lo esperamos en cualquiera de nuestras sucursales que están abiertas de Lunes a Sábado, de 8:30 a 20:00 horas.

Agradecemos que nos haya elegido como su distribuidora ferretera de confianza y esperamos atenderle,
Atentamente,

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José Ascanio
Gerente de ventas
Ferreterías San Guillermo, C.A.

Modelo de carta de cotización o presupuesto

Para que tengas más ideas de cómo redactar y presentar este tipo de cartas, te invitamos a descargar de manera gratuita nuestro modelo en formato Word para que te sirva de ejemplo y base.

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