Carta de Confidencialidad

En muchos tipos de relaciones laborales o comerciales, es muy importante mantener algunos datos confidenciales. Esto se hace para proteger la integridad de una empresa o compañía ante posibles robos de ideas o fórmulas o ante la posibilidad de que se divulguen otro tipo de informaciones que puedan causar serios daños. Para evitar esto, se puede hacer firmar una carta de confidencialidad.

Este tipo de documentos pueden resultar muy útiles en una variedad de circunstancias por lo que no es raro que en muchos tipos de negocios se utilicen bien sea para hacerlas firmar a actuales empleados, a aquellos que se retiran de su puesto o a cualquier otra persona que podría tener información que vaya en detrimento de la empresa.

¿Qué es una carta de confidencialidad?

En esencia, una carta de confidencialidad es un documento que se redacta de manos de los abogados de una empresa o compañía y que se hace firmar a trabajadores o a cualquier otra persona que podría estar en contacto con información sensible.

Se trata de un compromiso adquirido por el firmante en el que se compromete a mantener los datos que en la carta se detallen en secreto. Esto significa que si la persona firmante llegase a revelar información protegida por una carta de este tipo, estaría en serios problemas legales.

La carta de confidencialidad es un documento formal y con carácter legal que se comporta ante la ley como un contrato en el que se detallan las consecuencias en caso de que la información se filtre a terceros.

¿Cuál es la estructura de una carta de confidencialidad?

Al tratarse de un documento con un gran peso legal, se deben tomar en cuenta los elementos que la componen. Además de los datos que ésta debe incluir y que detallamos más adelante, la estructura y las partes de esta carta deben ser cuidadas a la hora de su redacción.

Los elementos que no deben faltar en una carta de este tipo son los siguientes:

• Membrete: como toda carta de este tipo, es muy importante que al inicio se encuentren los datos de la empresa que la redacta. En la mayoría de los casos este membrete se encuentra impreso en una hoja o papel membretado. Si no se tiene esto, se deben escribir al inicio de la carta los datos de la empresa. En el caso de que el firmante sea un empleado de la misma empresa, se puede usar un membrete personal.
• Fecha y ciudad: debajo del membrete se escriben los datos de ciudad y fecha en formato formal de día, mes en letras y año completo. En documentos de peso legal como este, la fecha de redacción toma aún mayor importancia.
• Destinatario: en esta parte de la carta, escribiremos los datos de la empresa con la que se está haciendo el compromiso de confidencialidad. Este dato se escribirá debajo de la fecha y debe contener los datos de la empresa como su nombre y dirección.
• Cuerpo: esta sección de la carta la podemos comenzar con un saludo corto y respetuoso para luego proceder a redactar los aspectos que conforman la carta de confidencialidad. Allí se incluirán todos los estatutos correspondientes al acuerdo que se firma así como las consecuencias si es que estas existen en caso de romperse el acuerdo que este documento señala.
• Firma: finalmente se debe colocar la firma de la persona que está dejando por sentado su compromiso con la redacción de esta carta. La firma debe incluir el nombre completo del firmante así como su rúbrica en físico.

¿Cuándo se debe usar una carta de confidencialidad?

Existen muchas ocasiones en las que una carta de este tipo puede resultar útil. Por ejemplo, las compañías que manufacturan productos únicos pueden hacer que sus empleados y proveedores firmen una carta de confidencialidad para así mantener en secreto aquello en lo que están trabajando y así no ser víctimas de plagio. Esto puede ser tan útil en una industria farmacéutica como en una fábrica de celulares.

Otra de las razones por las que se puede hacer firmar esta carta es cuando se contrata personal para hacerse cargo de asuntos personales de personas famosas, importantes o de mucho dinero. Se le puede pedir a estos empleados que firmen una carta de confidencialidad para evitar que detalles íntimos de sus vidas sean divulgados que puedan ocasionar daño a sus familias o reputación.

Otro de los usos que se le puede dar a este tipo de cartas es en el caso de empleados que son despedidos o que abandonan sus puestos. A estos se les puede pedir que firmen una carta de este tipo lo que los limita legalmente a hablar acerca de cómo funciona la empresa o institución.

En conclusión, ante cualquier circunstancia en la que una empresa, negocio, persona o institución sienta la necesidad de proteger de manera legal la información o los movimientos que se realizan a puerta cerrada, la firma de una carta de confidencialidad puede resultar una muy buena idea.

¿Cómo se hace una carta de confidencialidad?

Como dijimos anteriormente, hay algunos datos que deben ser incluidos en este tipo de cartas para que gocen con el peso legal que les corresponde. Algunas de las cosas que debes y no debes hacer a la hora de redactar una carta de confidencialidad son las siguientes:

• Sé específico acerca de la información que se protege. Si no se detallan de manera específica los datos que este tipo de carta debe proteger, pueden ocurrir agujeros legales que lleven a que cierta información se filtre indebidamente. Para proteger todo aquello que deseamos es necesario que esta carta detalle exactamente qué es lo que se comprende en el acuerdo de confidencialidad.
• Aclara los medios de difusión. Entre los datos específicos es importante que se haga entender que la información confidencial no puede ser revelada de ninguna manera, ni hablada, ni por escrito ni por medio de fotografías, etc. Esta es otra información de carácter legal que es vital que se describa lo más detalladamente posible.
• Habla de las consecuencias. Si el equipo legal ha llegado a un acuerdo en cuanto a cuáles serían las consecuencias que enfrentaría la persona que rompa con este tipo de compromisos, bien sean de carácter legal, monetario o de otro tipo, estos detalles deben agregarse al cuerpo de la carta de confidencialidad.
• La carta debe firmarse en físico. Para evitar problemas legales más adelante, es ideal que este tipo de cartas se redacten y firmen en físico, es decir, no vía electrónica y que haya al menos un testigo para la entrega y/o firma de la misma.

Ejemplo de carta de confidencialidad

Virginia Linares
Auditora
Auditorías Linares y Asociados
Valencia

Valencia, 12 de agosto de 2017

Industrias Farmacéuticas Schulz S.A.
Zona industrial Centro Nº 25
Guacara

Estimados Industrias Farmacéuticas Schulz,

Mediante esta carta, yo, Virginia Linares, documento de identidad Nº xxxxxxxxx, especialista en seguridad industrial y en pleno uso de mis facultades, me comprometo de manera legal a no divulgar ningún tipo de información confidencial revelada a mí en mi carácter de autora externa por el personal y gerencia de Industrias Farmacéuticas Schulz.

Con la firma de esta carta doy mi palabra de no revelar mediante ningún medio escrito, oral o a través de imágenes ninguna información pertinente al funcionamiento de esta empresa en la que me desempeñaré como auditora externa independiente. Esto incluye información acerca de la compañía, sus empleados, funcionamiento, procesos de fabricación, formulación ni ningún otro dato que pueda resultar perjudicial para ésta.

Entendiendo que la divulgación de cualquier dato a través de cualquier medio puede traerme consecuencias de tipo legal y quedando sujeta a dichas sanciones, me comprometo a mantener este acuerdo de confidencialidad hasta que la empresa Industrias Farmacéuticas Schulz así lo informe.

Sin más que agregar,

Virginia Linaress
Auditora
Auditorías Linares y Asociados

Modelo de carta de confidencialidad

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