Carta De Autorización Para Firmar Documentos

En los negocios y en la vida personal, es sumamente ventajoso tener a la mano una carta de autorización para firmar documentos, puesto que le permite a alguien estampar una firma que tendrá validez legal en los momentos en que sea necesario. En el entorno empresarial esto es particularmente importante ya que está conformado por personas muy ocupadas que no pueden cubrir tantas responsabilidades a la vez.

¿Qué es una carta de autorización para firmar documentos?

Como su nombre lo indica, se trata de una carta cuya finalidad es otorgar el permiso a una persona para que firme en nombre de otra en su ausencia. Algunas empresas delegan esa función a sus empleados de confianza para cumplir con varias responsabilidades a la vez. En este caso, deben suministrar una autorización para que los entes les reconozcan y les acepten como intermediarios temporales

¿Cuál es la estructura de este tipo de carta?

Una carta de autorización debe tener el siguiente contenido, de manera que se eviten malentendidos o confusiones:

1. Fecha

Este es un elemento que nunca debe faltar en una carta de autorización para firmar documentos, ya que puede darnos una idea de cuándo comenzó el permiso y cuál es el lapso de tiempo que se tiene antes de su terminación.

2. Saludo

Es la oportunidad de demostrar qué tan bueno eres para iniciar una conversación cortésmente. El saludo debe estar seguido del nombre de la persona a la que va dirigida la carta, es decir, del ente con el que el tercero necesita interactuar. En algunos casos se pueden utilizar genéricos como “A quien corresponda” o “A quien pueda interesar”.

3. Sobre el delegante

Si estás autorizando a alguien, es importante que lo menciones. Los detalles completos junto con tu nombre, dirección y número de teléfono deben mencionarse en la carta de autorización para firmar documentos.

4.  Acerca de los autorizados

Esta parte mencionará quién es la persona autorizada que firmará en tu lugar. Indica claramente quién es él / ella, su dirección y número de teléfono para que la organización en cuestión pueda usarse cuando sea necesario. También es bueno mencionar el número de una tarjeta de identificación como referencia.

5. Qué se autoriza

El cuerpo de la carta se debe redactar de manera descriptiva. Es necesario proporcionar una explicación detallada de cuál es la tarea que va a realizar el tercero. También puedes explicar por qué estás autorizando a este individuo. Además, es importante mencionar cómo la persona se hará cargo de la tarea en tu ausencia y cuáles son las limitaciones que tendrá el permiso. Por ejemplo: un gerente junior puede retirar solo xxxx euros diariamente y estampar su firma en lugar de la mía.

¿Cuándo se debe usar la carta de autorización para firmar documentos?

Se trata de un documento muy versátil que tiene un gran campo de aplicación y que se debe utilizar cuando haya la necesidad de delegar a otra persona responsabilidades que incluyan la firma de documentos, por ejemplo, el retiro de un paquete, el cobro de dinero en efectivo, entre otros. En tales casos se puede hacer una carta combinada que especifique que el tercero tiene la potestad tanto para recoger la encomienda, como para firmar el reporte de recibido.  

¿Cómo se hace una carta de autorización para firmar documentos?

No hay que ser un profesional demasiado letrado para realizar una carta de autorización para firmar documentos. Sin embargo, es recomendable tomar en cuenta ciertas consideraciones importantes para mantener la etiqueta y la formalidad:

1. Sé cortés: un saludo formal no le hace mal a nadie, además, habla mucho sobre tu educación en un documento donde tu carta de presentación será la escritura.
2. Hazlo con brevedad: solamente coloca las cosas que en verdad interesen, para que el receptor no se sienta tentado a pasar por alto los términos y condiciones del permiso.
3. Establece un límite: especifica bajo cuáles condiciones el tercero podrá actuar en tu lugar y en qué momento terminará el permiso. Esto protegerá tus intereses.
4. Detalla el área aplicación: es recomendable explicar qué tipo de documentos puede firmar el autorizado. Recordemos que hay un sinnúmero de trámites empresariales que requieren firma, y si proporcionamos un permiso abierto, podríamos terminar lamentándolo mucho.
5. No cometas errores de escritura: los errores ortográficos y gramaticales, además de arruinar tu reputación y la presentación de la carta, puede hacer que termines diciendo cosas contrarias a las que planificaste.
6. Firma la carta: el documento debe contener tu sello personal para la aprobación y validación de lo que allí se encuentra escrito.

Ejemplos y modelos de cartas de autorización para firmar documentos

A continuación te dejamos varios ejemplos de cartas de autorización para firmar documentos, por si has quedado con muchas dudas acerca de su redacción o prefieres tener un modelo en digital. Puedes descargarlos gratis en formato Word:

Ejemplo 1

Joe Michelson

Dirección completa:

Fecha: 00 julio, 0000

 

 

Estimada Sra. Edna

 

Yo, Joe Michelson, por la presente autorizo ​​a mi hijo, James Michelson, a realizar todas las actividades relacionadas con mis propiedades, completar los formularios y firmar todos los documentos en mi nombre.

 

Le otorgo el permiso para reclamar mi cheque y todos los documentos relacionados con la oficina en mi nombre. El alcance de esta carta de autorización incluye pruebas de identidad con fines de identificación.

 

Este documento estará vigente desde el 00 de julio de 0000 hasta el 00 de agosto de 0000. Si tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse conmigo al 555 5555 555 para cualquier aclaración adicional que necesite.

 

Atentamente,

 

________________________

Joe Michelson

Descargar ejemplo 1

Ejemplo 2

Jaden Smith

Dirección completa

 

0 de enero de 0000

 

Sr. Johnson Stephens

Dirección completa

 

Estimado Sr. Johnson

 

Yo, Jaden Smith, escribo esta carta para autorizar a mi hermano, Anon Smith, a actuar en mi nombre y firmar todos los documentos relacionados con la cuenta corriente # 1234567890 para el período de enero 0000- marzo 0000.

 

Adjunto la prueba de mi identidad para la confirmación de mi relación con Anon Smith, junto con mis estados de cuenta de los últimos dos meses.

 

Agradezco su ayuda en este asunto. Muchas gracias.

 

Sinceramente,

 

_____________________________

Jaden Smith

Descargar ejemplo 2

En muchos casos necesitaremos una carta de autorización para firmar documentos, entonces, es recomendable tener conocimiento de su estructura y guardar algunas plantillas para una edición rápida que nos permitirá solicitar y obtener un permiso en tiempo récord.