Carta De Agradecimiento Por Donación - Como Se Hace, Ejemplos Y Modelos Para Usar
¿Qué es una carta de agradecimiento por donación?, Cada vez que le preguntas a la gente cómo recaudar fondos para una organización sin fines de lucro, la conversación se dirige inmediatamente a cómo obtener nuevos donantes. Es lo que piensa la mayoría de las personas cuando intentan recaudar dinero. Es el trabajo visible que llama mucho la atención.
Pero eso puede tener un costo porque retener a los donantes existentes es tan importante para las finanzas de su organización. Una carta de agradecimiento por donación es una manera fácil de mejorar la retención de donantes y nunca deben ignorarse. En este artículo discutiremos la importancia de seguir después de las donaciones, lo que debe (y no debe) incluir una carta de agradecimiento por donación.
Además te dejaremos algunos ejemplos y modelos para que las puedas descargar en formato Word y modificarlas a tus necesidades. No olvides que los esfuerzos para obtener nuevos donantes nunca deberían tener el costo de retener a los donantes existentes. Una pieza importante de retención de donantes es escribir cartas de agradecimiento por donación.
¿Qué es una carta de agradecimiento por donación?
Una carta de agradecimiento por donación es un modo especial de expresar al donante que estás agradecido por el aporte que realizo a tu organización de recaudación.
¿Cómo se hace una carta de agradecimiento por donación?
A continuación te mostraremos cual es la manera correcta de cómo hacer una carta de agradecimiento por donación. Solo sigue estos consejos:
1. Recuerda a tus donantes las cosas buenas que su donación te permite hacer
La estrategia que utilizaste para obtener el apoyo de tus donantes sigue siendo relevante cuando se acerca para agradecerles después del hecho. En lugar de enviar un simple agradecimiento, recuérdales el trabajo que su donación te permite hacer.
Usa tu carta de agradecimiento por donación como una oportunidad para ampliar proyectos específicos. No solo copies el lenguaje que has utilizado en tu material promocional. En realidad, conecta esta donación al trabajo que estás haciendo actualmente.
Ejemplo…
En una entrevista con Network for Good, a Lynne Wester, autora de The Four Pillars of Donor Relations, se le preguntó dónde la mayoría de las organizaciones benéficas no logran retener a los donantes.
“Las organizaciones sin fines de lucro no se toman el tiempo para decirle al donante el impacto y el poder de su donación, dónde se fue el dinero y cómo se gastó. En cambio, están demasiado ansiosos por obtener el próximo regalo que conduce a tasas de retención horribles. Tenemos que convertir al donante en el héroe y contar una historia, no abrumarlo con noticias e información sobre la organización ni pedirles más dinero. Primero tenemos que agradecerles y luego decirles el impacto que tuvo su dinero”.
2. Envíe tu carta de agradecimiento por donación lo antes posible
Intenta enviar tu carta de agradecimiento por donación a través del correo dentro de 1 a 2 días después de haber recibido la donación. Esto muestra que eres consciente del regalo y que ha tenido un efecto positivo.
Puede parecer incómodo llegar a los donantes tan pronto después de su donación, pero es vital que tu respuesta sea rápida. Esto le muestra al donante que estás monitoreando lo que ingresa a tu organización y le garantiza que su dinero no se perderá.
Para tener un efecto óptimo en la retención de donantes, los donantes desean recibir su reconocimiento dentro de las dos semanas posteriores a su donación. Eso incluye el tiempo de envío en ambos extremos y el procesamiento de regalos. Algo más que eso y el donante sienten que su donación no es importante y forma parte de una serie de muchas que la institución recibe a diario.
Desde una perspectiva psicológica, recibir una nota reflexiva produce el efecto químico alto. Si la acción de enviar una donación no se cumple con una respuesta rápida, la respuesta química se retrasará, minimizando así la buena sensación para el donante.
3. Concéntrate en decir "Gracias". (¡No pidas otra donación!)
Un error común cuando las organizaciones de caridad envían una carta de agradecimiento por donación es que se olvidan del propósito de la nota. El propósito de las notas de agradecimiento es solo eso, agradecer a tus donantes y mostrarles tu gratitud.
Este no es un recordatorio para donar nuevamente, esto es simplemente un agradecimiento de ti a ellos. Es importante destacar la gratitud personal en el mensaje, así como mostrar a los donantes el impacto que está teniendo su donación.
No intentes solicitar nuevas donaciones ni anunciar próximos eventos en tu carta de agradecimiento por donación. Si tienes un evento que crees que un donante estaría interesado, envíale una carta por separado de solicitud de apoyo.
4. Haz que la nota de agradecimiento sea personal
Las notas deben ser personales y mostrar emoción. No tengas miedo de usar un tono familiar o signos de exclamación cuando sea apropiado. Tu carta de agradecimiento por donación debe ser sincera. También debes dirigir la nota al donante específicamente.
Hay una respuesta significativa cuando hay un toque personal. Curiosamente, [recibir dulces] es tan efectivo como recibir un correo electrónico más personalizado, como por ejemplo: ('Estimado David' en lugar de 'Estimado colega').
5. Reconocimiento especial a tus donantes recurrentes.
Si este donante en particular tiene un historial de donaciones a su organización, es beneficioso para ti y honrarlo para que lo menciones. Puedes mencionarlo en la propia carta, se proporciona un ejemplo de párrafo a continuación, o también puedes mencionarlo en una nota personal escrita a mano en la parte inferior de la carta.
Agregar una actualización de una o dos oraciones sobre una persona o grupo específico que ha recibido ayuda con el tiempo es una gran adición. Personalizar la historia para cada donante es un buen toque, si es posible. Dar factores de conexión entre el donante y el receptor aumentaría la sensación de vínculo e inversión en tu organización.
6. Mantén tu carta de agradecimiento por donación corta
Es beneficioso mantener manejable la longitud de la carta de agradecimiento por donación. Esto se debe a que todo lo que necesitas transmitir es la gratitud y el impacto del regalo. Cualquier información adicional puede hacer que la carta parezca una tarea difícil de leer y disuadir a tus donantes de volver a donar.
No es necesario que tengas todos los aspectos mencionados aquí, pero esto agregará variedad a tus notas de agradecimiento. Para los donantes más nuevos, es posible que desees incluir información de contacto de alguien en su organización que pueda responder preguntas.
7. Si no tienes tiempo para escribir a mano, asegúrate de incluir una firma real
Tu carta de agradecimiento por donación siempre debe estar firmada con una firma real. Esto agrega ese toque personal nuevamente, mostrando que una persona real se tomó el tiempo para firmar la carta. Además, cualquier cosa después de la firma debe estar escrita a mano. Nada dice impersonal como una PD (post data) o nota personal que se escribe.
8. Mantén las cartas de agradecimiento y los recibos de donación por separado
Es muy importante guardar el recibo y agradecerle por separado. Si combinas el recibo y la carta de agradecimiento por donación, puede parecer que solo recibieron una carta debido al tamaño de la donación. No estás agradecido de que el regalo haya sido de $ 500 en forma de cheque, estás agradecido de que hayan hecho una donación a una causa importante.
Para garantizar que la donación caritativa sea deducible de impuestos, tu recibo debe contener 6 elementos clave:
Si está utilizando un software de gestión de donaciones como Donor Tools, puede utilizar los recibos que se generan automáticamente. Si no utilizas un sistema de gestión de donaciones, puede crear recibos manualmente que incluyan estos 6 elementos.
Ejemplos y modelos de cartas de agradecimiento por donación
Aquí hay una carta de ejemplo que puedes reutilizar, además la puedes descargar en el siguiente botón:
Descargar plantilla de la carta de agradecimiento por donación:
DESCARGAR PLANTILLA DE AGRADECIMIENTO
Ejemplo de Donación Gracias Carta # 1
Estimado [nombre del donante],
Gracias por su generoso regalo a [nombre de la organización]. Estamos encantados de contar con su apoyo. A través de su donación, hemos podido lograr [objetivo] y continuar trabajando hacia [propósito de la organización]. Usted realmente marca la diferencia para nosotros, ¡y estamos extremadamente agradecidos!
Hoy su donación va hacia [problema]. Si tiene preguntas específicas sobre cómo se está utilizando su donación o nuestra organización en su conjunto, no dude en comunicarse con [Nombre] a través de [información de contacto].
Sinceramente,
[Tu nombre]
Conclusión
La presión de encontrar donantes puede ser abrumadora, pero puede afectar drásticamente tus esfuerzos generales de recaudación de fondos a través de la retención de donantes. El simple acto de escribir una carta de agradecimiento por donación reflexiva es una forma sencilla de demostrar que tu organización se preocupa no solo por su misión, sino también por los donantes que hacen posible su trabajo.
Estas cartas cambian el enfoque de destacar tu organización al bien que tu donante está haciendo al dar a tu organización. Esto trae a casa la sensación de logro y gratificación para el donante, que lo mantendrá invertido en tu organización en los años venideros.
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